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総務事務って何をするの? 一般事務との大きな違いとは?
総務事務って何をするの?
一般事務との大きな違いとは?
この記事でわかることをチェック!
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・一般事務との違いは業務範囲の広さ!
・総務事務の役割は会社のバックオフィス全体!
・サポートにやりがいを感じる人は総務に向いてる!
・未経験の20代は同じ業界の総務事務を目指そう!
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総務事務と一般事務はココが違う!
総務事務 ⇨ 会社全体のサポート業務
一般事務 ⇨ ある特定の部署内のサポート業務
総務事務と一般事務の違いは、業務に携わる範囲の広さです。
一般事務はある特定の部署で、事務的なサポート業務に従事します。
しかし、総務事務は事務作業だけでなく、会社全体にかかわる業務にも従事します。
つまり、どこの部署にも属さない業務や対応できない業務を請け負っているのが総務事務です。
たとえば、ボールペンや名刺の補充、電球の取り換え、経理がいない場合は経費の管理などもします。
このように、事務的なサポート業務だけでなく、会社全体にかかわる広範な業務に携わっているのが総務事務です。
会社の「なんでも屋さん」みたいやな!
【一覧】総務事務の仕事内容
備品の管理・発注
・ボールペン , コピー用紙 … などの消耗品
・デスク , オフィスチェア … などのオフィス家具
・パソコン , OA機器 … などの機器類
消耗品やオフィス家具、機器類の管理をすることも総務事務の仕事のひとつです。
消耗品は使用頻度も高く、無くなってから注文したのでは、社員の業務に支障をきたしてしまうことがあります。
そのため、ボールペンやコピー用紙、名刺などの消耗品は、定期的に数量を把握し、無くなる前に注文する必要があります。
また、デスクやオフィスチェアなどのオフィス家具は、数量や状態を記録して管理することが一般的です。
状態によっては修理を依頼し、新入社員の入社などのタイミングで数が足らない場合は発注を行います。
パソコンやOA機器などの機器類の破損や故障は、業務へ及ぼす影響が大きいため、定期的にメンテナンスを手配したり、不具合が生じた場合に修理を依頼することも総務事務の仕事です。
会社のあらゆるモノを管理してるんやな
オフィス・設備の管理
・照明や空調のメンテナンス
・防災設備の管理
・清掃業者の手配
・オフィスのレイアウト変更や植栽の手入れ
・オフィスや駐車場の賃貸契約の管理…など
社員が安全に、快適に過ごせるようにオフィス環境を整えることも、総務事務の大切な仕事の一つです。
照明や空調のメンテナンスなどの日々の業務から、オフィスや駐車場の賃貸契約の管理などの定期的な業務もあります。
さらに防災設備や定期的な清掃など、法律で定められたメンテナンスや訓練を行うことも、総務事務の業務になります。
社外とも連携を取らなあかんのやな
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社内イベントの企画・運営
・入社式
・株主総会
・社内表彰式
・社員旅行
・社員や関係者の冠婚葬祭の対応
・新年会 , 忘年会
・防災訓練…など
上記のように、会社には1年を通して様々な社内イベントがあります。
これらの社内イベントは、社員同士の親睦を深めたり、社員の頑張りを称えあったり、新入社員を迎え入れたりなど、様々な役割を持っており、会社にとって大切な行事となります。
総務事務は、それらの社内イベントの企画・運営を行います。
数ヵ月から1年をかけて、予算の設定、会場の手配、司会進行、当日の段取りの打合せ、社員への通達、出欠管理を行うなど、長期間にわたり幅広い業務を通じて社内イベントを企画していきます。
社内イベントも準備は結構大変そうやな…
会社全体の事務業務
・書類作成 , 処理
・ファイリング
・郵便物の発送 , 受け取り
・電話 , メール対応
・来客対応
・契約書管理
・福利厚生関連 …. など
総務事務も一般事務と同じように事務作業を行います。
昨今ではペーパーレス化が進んでおりますが、現代でも書類によって行われている部分は多くあります。
書類作成だけではなく、すぐに書類を引き出せるように、日付や種類ごとに分類するなど、書類管理も大切なスキルになります。
企業によっては、総務が来客や電話の一時対応を行います。
来客の場合は、応接室への案内やお茶出しも担当するため、一定程度のビジネスマナーを身に着けておく必要があります。
また、契約書管理や福利厚生についても、総務事務が担当することがあります。
クライアントとの契約書や雇用契約書など、様々な重要書類を管理します。
中には、社内の機密情報が含まれている書類も扱います。
そういった書類は他よりも管理を徹底し、所在が分かるように管理しなければいけません。
機密情報の書類管理は責任重大やで
他部署に関する業務
・人事 , 労務業務
・法務業務
・広報業務 … など
人事部や法務部、広報など、会社の規模感が小さくて専門の部署が存在しない場合は、総務事務が他部署の業務を兼任することがあります。
そのため、社会保険関連手続きや知的財産権の管理、プレスリリースや商品やサービスのPRなども行うことがあります。
このように、他の事務職とは違い、専門性の高い業務経験を積めるところも総務事務の特徴です。
人事や法務、広報とか幅広い経験が積めるんやな!
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【3選】どんな人が総務事務に向いてる?
身近な人のサポートにやりがいを感じる人
総務事務の業務として、備品の補充 , 設備や機器類のメンテナンスなどがあります。
ボールペンや封筒、名刺の補充、パソコンやコピー機の故障の際にメンテナンス依頼をすることが具体的な業務内容です。
一見、地味な作業に見えますが、備品の不足 , 設備や機器類の不具合は会社全体の業務に支障をきたしてしまうため、企業経営において欠かすことのできない役割です。
このように、総務事務は会社全体の業務を幅広く担っているので、身近な人に感謝されやすい職種になります。
そのため、「裏方でサポートすることにやりがいを感じる」「身近な人に感謝をされることが嬉しい」という人は、向いているといえるでしょう。
逆に、「明確な実績を出して、多くの人に評価されたい」という人は向いてないかもしれません。
評価されたい欲が強い人は向いてなさそうやな
臨機応変さ・柔軟な対応ができる人
総務事務は、会社のバックオフィス全体を担っているため、一般事務のようにルーティンワークだけではなく、突発的な対応を求められることも多くあります。
たとえば、コピー機のトラブル修理依頼やクライアントからのクレーム対応などがそれにあたります。
もちろん、通常業務も並行して業務を行います。
そのため、突発的な業務が発生した際には、タスクや業務の期日や重要度を判断し、優先順位を見極めなければいけません。
このように総務事務は、会社全体のバックオフィスを担ってるからこそ、突発的な業務が発生しやすいため、臨機応変かつ柔軟な対応が求められます。
クールな人が向いてそうや!
マルチタスクができる人
上記でも解説したように、総務事務は幅広い業務を担っています。
一般事務のように、ある特定の部署でのサポート業務だけではなく、様々な業務を担っているからこそ、常に複数の業務を並行して進めています。
たとえば、入社式の準備と並行して、設備関連のメンテナンスを依頼や備品の在庫をチェックしたり、他部署から依頼された契約書関連を作成したりなど、並行して進めるタスクの量は、他の事務職よりも比較的に多くあります。
そのため、現在抱えているタスクの量や期日の管理し、効率的に業務を進めるためのマルチタスクスキルが求められます。
1つのことに集中したい人は向いてなさそうやな
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未経験から総務事務で内定をもらうコツ!
不可能ではない!
けれど内定をもらうのは難しい …
まず、総務事務は求人が少なく、欠員募集がほとんどになるため、即戦力が求められているのが現状です。
そのため、未経験で総務事務から内定をもらうことは難しいといえます。
しかし、不可能ではありません!
な … なんやて!?
20代のうちに同じ業界の総務事務を目指そう!
先述した通り、総務事務の採用では、即戦力が求められています。
さらに30代となると、総務事務の経験を求められる企業が多く、未経験の方が応募できる求人が少なくなり、必然的に内定をもらえる確率は低くなります。
20代でも、即戦力を求めている企業はありますが、比較的に未経験でも採用をしてもらいやすいです。
また、総務事務はバックオフィス全体を担っているため、業界に対する幅広い知識が求められます。
そのため、「業界の経験がなく、知識がない」「総務事務も未経験」となると、採用される可能性は低くなります。
このことから、未経験で総務事務を目指すのなら、知識のある同じ業種で、未経験でも採用をしてもらいやすい20代のうちに転職することが、最も内定をもらいやすい手段であるといえるでしょう。
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まとめ
今回は、一般事務と総務事務の違いから、総務事務の仕事内容や向いている人の特徴、未経験から総務事務で内定をもらうための方法について解説してきました。
未経験から総務事務として内定をもらうことは難しいことではありますが、不可能なことではありません。
内定獲得に向けて戦略的に企業選びをして、事前準備をしっかりとすることで、内定獲得も十分に可能です。
もし、「総務事務に関する詳しい話をもっと聞いてみたい」という人は、転職エージェントの「転職スクール」に気軽にご相談下さい。
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