総務事務の仕事内容とは？一般事務との違いと向いている人

総務事務の仕事内容とは？
一般事務との違いと向いている人

総務事務とは、簡単に言うと「会社全体の事務や業務サポートを行う職種」のことです。

事務処理だけでなく、備品管理や社内イベントの企画運営、など、さまざまな部署に所属する社員が快適な環境で仕事に打ち込めるようなサポートを行います。
ときには、人事事務や労務事務にあたる業務まで、幅広い事務仕事を担うのが総務事務です。

今回は、総務事務と一般事務の仕事内容を比較し、総務事務の魅力や向いている人の特徴を解説します。

この記事でわかることをチェック！

総務事務の仕事内容

総務事務の仕事内容は、会社全般の事務処理や各部署のサポートをすることです。

また、会社の顔として、来客対応などの窓口業務も発生します。

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1. 消耗品や備品の発注管理
2. オフィスの環境整備
3. 会社イベントの企画・運営
4. 会社の事務作業
5. その他の業務

消耗品や備品の発注管理

会社で使用する消耗品や備品などの管理は、総務事務の仕事の一つです。

使用頻度の高い消耗品は、無くなってから注文したのでは、社員の業務に支障をきたしてしまいます。
ボールペンやコピー用紙など、定期的に数量を確認して、適切なタイミングで補充する必要があるでしょう。

また、業務で使用するデスクやパソコンなどは会社の資産です。
数量や使用状況などを記録管理し、必要に応じて修理を依頼したり、新入社員の入社などのタイミングで足りない数量を発注したりします。

オフィスの環境整備

総務事務の仕事には、社員が安全かつ快適に働けるようにオフィス環境を整えることも含まれます。

照明や空調に不具合があったり、オフィスレイアウトを変更したりする際には、社外の業者を手配する場合もあるでしょう。

また、会社が賃貸契約している事務所や駐車場などの手続きなどは、基本的に総務が行うことが多いです。

会社イベントの企画・運営

会社には1年を通して様々な社内イベントがあります。
これらの社内イベントの企画・運営を行うのも、総務事務の仕事です。

とくに入社式や株主総会では、重要な資料などを準備する必要があるため、総務事務の仕事は多くなるでしょう。

社内イベントによって社員同士の親睦を深めたり、社員の頑張りを称えあうことで、風通しの良い職場を実現します。

また、社員や関係者の冠婚葬祭の対応、法律で定められた防災訓練の実施なども総務事務の重要な仕事です。

会社の事務作業

総務事務も一般事務と同じように事務作業を行います。
そのため、基本的なパソコンスキルは必須です。

会社によっては、総務事務が来客対応や電話の一時対応を行います。
来客の場合は、応接室への案内やお茶出しも担当するため、ある程度のビジネスマナーを身につけておかなければなりません。

また、会社の契約書関連や福利厚生業務についても、総務事務が担当することがあります。 会社として提出する公的な書類作成や、重要書類の保管も総務事務の仕事です。

その他の業務

会社の規模感が小さく、人事部や法務部など専門の部署が存在しない場合は、総務事務が他部署の業務を兼任することがあります。

そのため、社会保険関連手続きや知的財産権の管理、プレスリリースや商品やサービスのPRなどを行うこともあるでしょう。専門的な分野においても、積極的に知識を深める努力が必要です

総務事務と一般事務はココが違う！

総務事務と一般事務の比較表

項目	総務事務	一般事務
主な役割	会社全体のサポート	特定の部署やチームをサポート
所属	総務部	配属部署はさまざま
仕事内容	会社全体の環境づくりや庶務作業	書類作成やデータ入力などが中心
関わる範囲	社内全体（各部署）の調整や運営サポート	限定された所属部署内の事務業務
必要スキル	コミュニケーション能力・調整力	PCスキル・正確な事務処理能力

総務事務と一般事務の大きな違いは、業務に携わる範囲の広さです。

一般事務はある特定の部署で、事務的なサポート業務に従事します。
一方、総務事務は総務部に所属し、会社全体にかかわる事務作業や各部署の業務支援が主な仕事内容です。

さらに、人事業務や労務業務のほか、経理がいない場合は経費の管理などもします。

このように、事務的なサポート業務だけでなく、会社全体にかかわる広範な業務に携わっているのが総務事務です。

どんな人が総務事務に向いてる？

総務事務は、会社に関わるさまざまな業務を担います。

どのようなスキルを持った人が総務事務に向いているのでしょうか？

コミュニケーション能力が高い人

総務事務は会社全体の調整役ともいえます。
部署をまたいで業務を遂行することが多い部署なので、コミュニケーション能力が必要です。

また、社員旅行の手配や、設備点検の業者連絡など、社外の人とやりとりが必要な場面も多い傾向にあります。

さまざまな相手に対して積極的にコミュニケーションをとることができ、お互いの認識のすりあわせが得意な人は総務事務に向いているでしょう。

身近な人のサポートにやりがいを感じる人

総務事務の業務として、備品の管理、 設備や機器類のメンテナンスなどがあります。
社員がスムーズに仕事に取り組める環境づくりは、総務事務の重要な仕事です。

会社全体に目を向け、社員のことを考えて行動するため、「裏方でサポートすることにやりがいを感じる」「身近な人に感謝をされることが嬉しい」という人は、向いているといえるでしょう。

逆に、「明確な実績を出して、多くの人に評価されたい」という人は向いてないかもしれません。

重要なのは、社員が仕事に集中できる職場環境は、会社全体の業務効率に良い影響を与えるということです。

臨機応変に柔軟な対応ができる人

総務事務は、会社のバックオフィス全体を担っているため、一般事務のようにルーティンワークだけではなく、突発的な対応を求められることも多くあります。

たとえば、コピー機のトラブル修理依頼やクライアントからのクレーム対応などがそれにあたります。

もちろん、通常業務も並行して業務を行います。
そのため、突発的な業務が発生した際には、タスクそれぞれの業務期日や重要度を判断し、優先順位を見極めなければいけません。

総務事務は、臨機応変かつ柔軟な対応ができる人に向いている仕事です。

マルチタスクができる人

上記でも解説したように、総務事務は幅広い業務を担っています。

一般事務のように、ある特定の部署でのサポート業務だけではなく、様々な業務を担っているからこそ、常に複数の業務を並行して進めています。

たとえば、入社式の準備と並行して、設備関連のメンテナンス依頼や、備品の在庫をチェックしたり、他部署から依頼された契約書関連を作成したりなど、並行して進めるタスクの量は、他の事務職よりも比較的多くあります。

そのため、現在抱えているタスクの量や期日を把握し、効率的に業務を進めるためのマルチタスクスキルが求められます。
効率よく作業を進めるためのPCスキルや、各部署の調整を行うためにコミュニケーション能力を活かしましょう。

細かい業務にも気を配れる人

総務事務の仕事には、名前が付かないような細かな仕事がたくさんあります。
たとえば、会社にあるウォーターサーバーの清掃や、観葉植物への水やりなど、社員が気持ちよく過ごせる環境づくりは総務で率先して行うことが多いです。

また、取引先にお中元を贈ったり、新年のご挨拶ハガキを用意したり、気配りが会社の信頼につながる業務もあります。

相手を思いやれる人や、几帳面な性格の人は総務事務の仕事が向いているでしょう。

総務事務として働く魅力とメリット

数ある事務職のなかでも、とくに総務事務として働く魅力やメリットについて解説します。

事務の幅広いスキルを磨ける

総務事務は、さまざまな事務仕事を経験できるため、スキルの幅が広がります。

会社によっては、総務事務が人事や経理など専門領域を担当することもあるでしょう。
そのため、幅広い経験を積んで自分のキャリアアップにつなげやすいメリットもあります。

たとえば、「人事領域に興味があるから、人事部のある会社に転職したい」や「経理に詳しくなるために、簿記の資格に挑戦しよう」など、自分の可能性を広げるチャンスが増えるはずです。

会社の一員としてのやりがいを感じやすい

会社全体を支える重要な役割を担う総務事務は、仕事において達成感ややりがいを感じやすい職種です。

とくに、入社式や社内表彰式、忘年会、社員旅行などの社内行事に携わるので、会社の一員としての自覚が強まります。

そして、日常の業務では、社員の働きやすい環境づくりに貢献できるので、身近な社員に感謝されやすい立場にあります。
「ありがとう」や「助かったよ」という言葉をもらうと、仕事にやりがいと喜びを感じられるでしょう。

会社の一員としてのやりがいを感じやすい

総務事務の仕事は、書類作成などの定型業務も多いため、基本的に定時で終わるように調整することが可能です。

もちろん、社内行事が行われる時期は、多少業務が増えて残業が発生することもあります。
しかし、忙しくなる時期は前もってわかっているので、プライベートとの調整は比較的しやすいといえるでしょう。

ワークライフバランスを大切にしながら働きたい方に、総務事務はおすすめです。

総務事務への転職・就職を成功させる！

事務職のなかでも、キャリア形成に役立つ総務事務への転職や就職を希望する方は多いです。
そして、総務事務は対応する業務の範囲が広く、企業側は経験者を優遇します。

そこで、総務事務に転職・就職したい方におすすめなのは、転職スクールの無料サービスを活用することです。

転職スクールでは、専任のアドバイザーが未経験の転職でも徹底的にサポートします。

未経験なら20代のうちに同じ業界の総務事務を目指そう！

先述した通り、総務事務の採用では、基本的に即戦力が求められています。
とくに30代以上となると、事務職経験者を求める企業が多く、未経験の方が応募できる求人は少なくなるでしょう。

20代ならポテンシャル採用をしている企業が多く、比較的未経験でも採用されやすいのです。

また、総務事務はバックオフィス全体を担っているため、業界に対する幅広い知識が求められます。

このことから、未経験で総務事務を目指すのなら、見識のある同じ業種で、未経験でも採用をしてもらいやすい20代のうちに転職することが、最も内定をもらいやすい手段であるといえるでしょう。

まとめ

今回は、一般事務と総務事務の違いから、総務事務の仕事内容や向いている人の特徴、未経験から総務事務で内定をもらうための方法について解説してきました。

未経験から総務事務として内定をもらうことは難しいことではありますが、不可能なことではありません。
内定獲得に向けて戦略的に企業選びをして、事前準備をしっかりとすることで、内定獲得も十分に可能です。

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