総務事務への転職は未経験だと難しい？転職成功の志望動機例

総務事務への転職は未経験だと難しい？転職成功の志望動機例

事務職には、一般事務、総務事務、営業事務、経理事務などの種類があります。
そのなかでも、企業内の事務業務の全てをつかさどるのが総務事務です。

「総務事務に挑戦したいけど、未経験だと難しい？」
「未経験から総務事務に転職できる方法はある？」

このように思っている方に向けて、今回は、総務事務の仕事内容や求められるスキル、未経験から転職する方法について詳しく解説します。

また、転職成功のための志望動機例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

この記事でわかることをチェック！

総務事務は未経験でもできる？

結論、特別な資格は必要ないので、未経験から挑戦することも可能です。
しかし、仕事において求められるスキルは高めで、何の知識やスキルもないまま求人に応募し、内定をもらうのは難しいかもしれません。

総務事務とは、企業の運営をスムーズに進めるために必要なサポート業務を担当する職種です。
所属部署の事務処理だけを行う一般事務と比較すると、業務範囲は多岐にわたります。

総務事務は、企業全体を支える重要なポジションであり、幅広い業務に対応する必要があるのです。

そのため、転職スクールに相談にこられる方の多くが、未経験から総務事務を目指すことに不安を感じています。

転職スクールの専属アドバイザーが「自分の強みを活かせる仕事探し」のお手伝いをした結果、たくさんの方が未経験転職を成功させました！

仕事に必要な基本的なスキルを身につけ、自分の魅力が伝わる応募書類や面接で、未経験で総務事務に転職することは可能です。

総務事務は本当に難しい？求められるスキルとは

総務事務は企業全体を支える重要なポジションです。幅広い業務を担当するため、「難しそう」と感じる方も多いでしょう。

未経験でも総務事務に転職することは可能ですが、求められるスキルを理解し、事前に準備をしておくことが成功のカギとなります。

総務事務の仕事内容

総務事務の具体的な業務内容は多岐にわたります。

備品の発注・管理

社内で使用する備品の発注・管理は、総務事務の基本的な業務の一つです。

具体的には、文房具やオフィス機器の在庫を確認し、不足があれば発注を行うとともに、適切に管理します。

文書作成・管理

社内で取り扱う文書の作成や管理も総務事務の重要な役割です。
社内報をはじめ、社内規則やマニュアルなどの作成更新などを行います。

また、契約書などの重要な書類を作成することもあり、正確な文書作成と管理が求められるでしょう。

社内行事の運営サポート

社員のモチベーション向上や社内のコミュニケーション促進を目的とした社内行事の運営も担当します。

入社式や社内研修、社員旅行などの準備手配は、各方面への調整とコミュニケーション能力が必要とされる業務です。

施設管理

オフィス環境を快適に保つための業務も、総務事務の仕事の一つです。

事務所の清掃やレイアウト変更の手配、空調や照明などの設備管理などにより、快適な職場環境を維持することで、社員の働きやすさに貢献できます。

経費精算・請求書処理

経理事務が担当する場合もありますが、規模の小さい会社などでは総務事務が経費精算や請求書処理を行うことが多いです。

具体的な仕事内容は、社員の経費精算手続きや、取引先への請求書作成など。
数字を扱うため、正確性や注意力が求められます。

労務管理

従業員の労務管理業務も総務事務の重要な業務の一つです。

勤怠管理や給与計算の補助、福利厚生の手続きなどを行います。
労働基準法などの法律知識が必要となるため、学習意欲のある人に適した業務です。

総務事務に求められるスキル

総務事務の業務は幅広いため、未経験者でも基本的なPCスキルやコミュニケーション能力、柔軟な対応力を身につけておくことで、活躍のチャンスを広げることができます。

PCスキル

総務事務では、ExcelやWordの基本操作が求められます。
文書作成やデータ管理ができることはもちろん、メールや社内システムを活用する能力も重要です。

これらのスキルがあることで、業務の効率化が図れ、スムーズな対応が可能になります。

コミュニケーション能力

社内外の関係者との円滑なやり取りが求められる業務が多く、ビジネスマナーを理解し、適切な対応ができることが大切です。

また、必要な情報を的確に伝達することで、業務をスムーズに進められます。相手の意図を正しく理解し、適切に対処しましょう。

マルチタスク能力

総務事務では、複数の業務を並行して進めなければならないシーンが多いです。
そのため、常に業務の全体像を捉えながら、優先順位をつけて効率よく業務をこなすマルチタスク能力が求められます。

また、突発的な業務にも対応できる柔軟性も必要になるでしょう。

総務事務に向いている人の特徴

総務事務に向いている人の特徴を解説します。

適性がある仕事なら、未経験でもやりがいを感じやすく、楽しく仕事に打ち込めるはずです。

気配りができる人

周りに気配りができ、ほかの社員を支えることにやりがいを感じる人は、総務事務に適しています。

総務事務の仕事は、社員の成功を自分の喜びとして捉え、社員が働きやすい環境を整えることです。
周囲の困りごとや些細な変化に気付ける人は、社員の業務を円滑にサポートできます。

細かい業務をこなせる人

細かい作業が得意な人も、総務事務に向いています。

総務事務の仕事上、会社の重要な書類を取り扱うことが多いので、慎重かつ丁寧に業務をこなすことが重要です。

ルーティンワークにも前向きに取り組み、ミスを防ぎながら着実に業務を進められる人が活躍できます。

幅広い業務に柔軟に対応できる人

マルチタスクが得意な人は、総務事務に向いています。

総務事務は各部署との関わりが深く、突発的な仕事が発生することも少なくありません。
状況に応じて優先順位を変えながら仕事を進め、臨機応変に対応できる力が求められます。

業務の効率化を考え、主体的に動ける人が活躍できるでしょう。

未経験から総務事務への転職を成功させるコツ

未経験から総務事務への転職を成功させるためには、事前の準備が重要です。

• 基本的なPCスキルを身につける
• 業務に役立つ資格を取得する
• 一般事務（OA事務）で経験を積む
• 転職エージェントを利用する

必要なスキルを身につけ、実務経験を積み、適切なサポートを受けることで、スムーズに転職を進めることができます。

基本的なPCスキルを身につける

総務事務では、ExcelやWordの操作が必須です。

とくにExcelの基本的なスキルを習得しておくと、業務効率が向上し、即戦力として評価されやすくなります。
表を作成したり、SUMやAVERAGEといった基本的な関数を活用したりするスキルが身についているといいでしょう。
また、データの並び替えやフィルタ機能を使いこなすことで、業務をよりスムーズに進めることができます。

さらに、書類作成においては、テンプレートの活用を覚えることで、日々の業務に役立つはずです。

基本的なPCスキルを身につける

総務事務への転職を有利に進めるためには、業務に関連する資格を取得するといいでしょう。

例えば、「日商簿記検定」は経理や財務業務に役立ち、企業からの評価も高い資格です。

また、「Microsoft Office Specialist（MOS）」の取得によって、ExcelやWordのスキルを証明でき、実務でも活用できます。

これらの資格は履歴書に記載することができるので、時間がある方は資格取得に挑戦してみましょう。

一般事務（OA事務）で経験を積む

未経験から総務事務に直接転職するのが難しい場合は、まずは一般事務（OA事務）で経験を積むのも一つの方法です。

電話やメール対応を経験することで、社内外のコミュニケーション能力が向上します。
また、データ入力の業務を通じて、正確かつ迅速に作業を進めるPCスキルを養うことができます。

一般事務は求人募集件数も多いので、総務事務よりも内定をもらいやすいのがメリットです。
まずは事務作業全般の流れを理解することで、総務事務へのステップアップがしやすくなるでしょう。

転職エージェントを利用する

未経験からの転職成功率を高めるためには、転職エージェントの活用がおすすめです。

転職エージェントを利用することで、履歴書や職務経歴書の添削を受けたり、面接対策の指導を受けたりすることができます。

また、未経験者向けの求人を紹介してもらえるため、自分に合った企業を見つけやすくなります。

20代転職希望者向けのエージェント、「転職スクール」を利用してみてはいかがでしょうか？

志望動機の例

志望動機は、採用担当者が応募者の熱意や適性を判断する重要なポイントです。

とくに未経験から総務事務職への転職を目指す場合、「なぜ総務を選ぶのか」「これまでの経験がどのように活かせるのか」を明確に伝えることが大切です。

【志望動機例｜接客業からの転職】
前職では接客業に従事し、顧客対応や社内調整業務を経験してまいりました。コミュニケーション能力や臨機応変な対応力に自信があります。今後は、社員の皆様が働きやすい環境を整えるために活かしたいです。 未経験ではありますが、事務スキルを身につけるために、現在Excelや簿記の学習を進めており、即戦力として貢献したいと考えております。

【志望動機例｜営業職からの転職】
営業職としてお客様との折衝やスケジュール管理、各種書類作成を行っている中で、組織の運営を支える業務に興味を持つようになりました。これまでの調整力や事務処理能力を活かせると考えています。現在、総務業務に必要な知識を身につけるため、労務管理や社会保険手続きについて独学で学習中です。丁寧な仕事をこころがけ、貴社の円滑な運営に貢献してまいります。

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総務事務の求人例

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まとめ

未経験でも、スキルを身につければ十分対応できる総務事務の仕事。
最初は「難しい」と感じることがあるかもしれませんが、経験を積めば克服できるものばかりです。

総務事務では、基本的なPCスキルや文書作成、スケジュール管理などの業務スキルが求められます。
さらに、実際の業務に役立つ資格を取得すれば、より実践的な知識や対応力が身につきます。

未経験だからといって諦める必要はありません。基礎的なスキルを習得し、実務経験を積むことで、総務事務として活躍できる道が開けます。

しっかりと準備をして、自信を持って転職活動に臨みましょう！