事務職に向いている人の特徴とは？成功へのキャリアパス4選

事務職に向いている人の特徴とは？
成功へのキャリアパス4選

「事務職に向いている人は、どのような人なのだろう？」
「もしかすると、自分は事務職に向いているかもしれない」
「でも自分の適性をどう見極めればいいのかわからない…」

そう思っている人もいるのではないでしょうか。

この記事では、事務職に向いている人には特徴を通じて、「自分が事務職に適しているのだろうか？」という疑問に答えを出すことができます。

さらに「事務職に向いている人の特徴」と、「成功へのキャリアパス4選」についても解説します。
あなたが事務職に向いてるのか、または事務職で成功するためにはどうしたらいいのか、その答えを見つけ出すための一助となると思います。

事務職の仕事内容

事務職と一言で言っても、その業務範囲は広く、多岐にわたります。

一般的には、オフィス管理、データ入力、書類整理、スケジュール管理、会議の準備といった業務がありますが、これらはほんの一部に過ぎません。

事務職の主な仕事は、電話対応や書類整理など、社員の円滑な業務をサポートすることです。

事務職の仕事には、会社内の重要なデータの管理・保全も含まれ、データ入力やファイルの管理は、正確性と効率性が求められます。

また、電話応対やメールの管理、会議室の予約など、社内外の連絡役として、コミュニケーションが円滑に行われるためのサポートとしての役割もあります。
これらの作業は、外部のクライアントや社内の他部門との橋渡しとなり、会社経営にとって欠かせないポジションになります。

他にも、資料の準備、参加者のリストの管理、イベントの手配など、細かい作業も多く存在します。

このように、事務職の業務は多岐に渡ります。

そのため、事務職に就くには、仕事を効率よくこなすタイムマネジメント能力、コミュニケーション能力、そして協調性と柔軟性が必要とされます。

事務職に向いている人の特徴

上記でも解説した通り、事務職の役割は社員の円滑な業務をサポートすることです。
それをもとに事務職に向いている人の特徴を見ていきましょう。

丁寧・こまめな人

事務職には細かい業務が多く、丁寧に作業をこなす能力が求められます。

具体的には、文書作成、データ入力、ファイル整理など、日常的なタスクにおいて、正確な作業が必要です。

地味な作業が苦にならない人

多くの事務職においては、反復的で地味な作業が避けられません。

事務職は、社員のサポートがメインなので、雑務も少なくありません。
そのため、どうしても反復作業や地味な作業が多くなってしまいます。

例えば、長時間にわたるデータ入力や書類整理などがあります。

反復作業が苦にならない人、単調な作業を忍耐強くこなすことができる人は、事務職に向いているといえるでしょう。

臨機応変な対応ができる人

事務職では、予期しない事態が発生することも多々あります。

唐突な予定の変更、急なデータ修正要求など、臨機応変に対応できる柔軟性は、事務職に求められるスキルの一つです。

レベル感の高い臨機応変な対応能力を持つ人は、事務職の中でも非常に重宝されるでしょう。 ​

感情のコントロールができる人

事務職は、様々な部署とのやり取りを必要とする職種です。

期日のあるタスクのプレッシャー、複数のタスクマネジメント、ときには気難しい同僚や顧客とのやり取りなど、感情をコントロールすることが必要です。

感情のコントロールが上手な人は、厳しい状況下でも落ち着いて対処し、職場の雰囲気を保つことができます。

また、感情のコントロールが上手な人は、どのような環境でも質の高い業務をこなすことができるので、様々な部署と関わる事務職向きの性質といえるでしょう。

人をサポートするのが好きな人

事務職の主な仕事内容は、例えば、営業職の契約書類の作成や顧客管理など、他部署をサポートすることです。

そのため、社員をサポートすることに喜びを感じる人は、事務に向いているといえるでしょう。

また、他人のために積極的に協力し、チームワークを促進する姿勢は、職場内での円滑なコミュニケーションと作業効率の向上をもたらします。

他人への思いやりと協調性を持つ人は、事務職にとって必須の条件ともいえる性質です。

成功へのキャリアパス4選

上記でも解説したように、事務職には多様なスキルが必要になります。
そのため、事務能力やスキルを高めることで、様々なキャリアパスを選択することができます。

以下では、事務職として成功するための4つのキャリアパスを紹介します。

総務事務

総務事務は、全部署のサポートを幅広く行う、部署間の連携の要となるポジションです。

主に、スケジュール管理、書類整理、会議の準備など、会社の日常業務をスムーズに進めるために必要なタスクを担います。

総務事務は、部署やチームの管理を行うため、タイムマネジメント能力、コミュニケーション能力、そして柔軟性が求められます。
会社の効率化に貢献し、チームワークを促進することで、全体のパフォーマンスの向上に繋がります。

総務事務にキャリアを進めることで、様々な業務や部署と携わることができ、幅広い自己成長につなげることができるでしょう。

人事事務

人事事務のキャリアパスでは、採用、研修、従業員の福利厚生といった人的資源の管理を担います。
人事事務は、社員がその能力を最大限に発揮できるようサポートをすることが、主な役割になります。

社員がいないと会社は成り立たず、社員が成果を残さないと、会社は売上を作ることができません。
だからこそ、社員を直接的に扱う人事は、会社の成長に大きく関わる重要な部署です。

そのため、人事は経営方針に直接的に関わるといっても過言ではありません。

だからこそ人事事務には、高度なコミュニケーション能力、交渉スキルだけでなく、経営戦略的思考が必要です。

人事事務は、社員と会社の成長の両輪を担う、企業成長に欠かせない部署の一つであり、人材育成と企業成長に携わることで、大きなやりがいを感じることができるでしょう。

経理事務

経理事務のポジションでは、予算策定、財務報告、経費管理など、会社の財務の健全性を維持するための業務を行います。

経理事務は、数値への強い理解と分析スキルを必要とし、財務的な側面で経営の意思決定に影響を及ぼすポジションです。

経理事務は、コスト削減の提案、企業投資に関する助言、そして財務戦略の策定を通じて、企業の財務目標の達成に貢献します。

経理事務にキャリアを進めることで、仕訳や決算書など、財務関係の専門知識を身につけることができるでしょう。

企画事務

企画事務は、業務効率化のためにプロジェクトの計画立案から実施することが役割です。

企画事務は、業務効率化を図るために、必要なツールの企画、導入検討、導入などを行います。
このキャリアパスには、企画を進行するためのリーダーシップ、計画性、問題解決能力が求められます。

企画事務にキャリアを進めることで、業務効率化の知見を高められるだけでなく、高度な問題発見能力と解決能力が身につけられます。

これらは一見、あまり重要でないように思えますが、業務効率化は費用を抑えながら利益を伸ばすことができるので、企業としては重宝される人材になります。

事務職でのキャリアは多岐にわたり、これまで身につけたスキルやキャリアの目標に応じて、様々なキャリアの可能性があります。
しかし、それと同時に高度なスキルを求められます。
そのため、継続的な学習とスキルの向上が非常に重要になります。

まずは、会社のニーズに応えながら、自らのキャリアを明確にすることから始めてみましょう。

事務職で活躍するためのスキル

正確性

正確性は事務職にとって重要なスキルの一つです。
具体的にはデータ入力、書類の整理、予定の管理など、日々の事務作業で高度な正確性が求められます。

このような正確性は、事務職における効率と品質の向上に必要であり、それを実現するためには、細かいデータ管理からミスを見落とさない洞察力も必要です。

優秀な事務職員は、日々の業務に対して正確にデータを取り扱い、ミスを素早く見抜くことで、社内業務をサポートしています。

細部にわたる洞察力と正確性を兼ね備えた人物は、事務職において極めて価値の高い人材となるでしょう。

タイムマネジメント能力

事務職に向いている人の特徴の二つ目は、タイムマネジメント能力です。
抱えている複数のタスクをスムーズに進めるように、時間管理と効率的な作業計画が必要になります。

タイムマネジメントができる人は、日々の業務において優先順位を適切に設定し、限られた時間内に質の高いパフォーマンスを発揮することができます。

事務職に向いている人は、これらの複雑な状況を効率的に管理し、会社内の流れをスムーズに保つことができる人物です。

そのため、タイムマネジメントは事務職における重要な能力となります。

コミュニケーション能力

事務職におけるコミュニケーション能力は、社内の円滑な業務を行うために必要なスキルです。

情報を正確に伝達し、適切に対応することは、社内はもちろん、顧客やパートナー企業との関係構築に不可欠です。

それは電話やメール、そして対面での会話を含む、様々なコミュニケーションの場面にて求められます。

事務職に向いている人は、これらのコミュニケーションを通じて、円滑な情報伝達を確実にし、会社内外の責任者や取引先との間に信頼関係を築くことができます。

PCスキル

事務職では、様々なソフトウェアツールとプラットフォームを使用スキルが必要です。
昨今では、会社内で書類のみを扱うことは少なく、商談の資料や契約書さえもツールを使用している企業が多いのです。

また、文書作成ソフトウェア、スプレッドシート、データベース管理システム、さらには特定の会計ソフトウェアの使用スキルが求められることもあります。

そのため、今やPCスキルは事務職員にとって必須であり、ツールによっては業務効率化に貢献してくれるので、PCスキルの高い事務員は重宝される傾向にあります。

問題解決能力

問題解決能力とは、問題や課題を見極め、最適な方法で問題解決をする能力のことです。

事務職員は、日々の業務の中で予期しない事態に直面することが多々あります。
そのため日々、予想外の事態に直面しても、それぞれの問題を迅速かつ柔軟に解決することが求めらています。

以上、5つのスキルを紹介しましたが、これらのスキルを持っているだけでなく、継続的な学習も同様に大切です。

技術の進歩に伴い、新しいツールが日々、開発・導入されているため、学習意欲が高い事務職員は常に一歩先を行くことができます。

これらのスキルを磨き続けることで、市場価値をより高めることができるでしょう。

事務職の転職ポイント

ここでは事務職への転職を成功させるための、いくつかの重要なポイントを見ていきましょう。

ミスマッチを確認しよう

実際に事務職への転職活動を進める前に、あなたの性格やスキルが事務職とミスマッチでないかを慎重に検討してください。

事務職は多くの場合、細かいデータの管理や繰り返し作業が多くあります。
そのため、細かい作業が苦手という方の場合は、事務職はミスマッチとなってしまいます。

逆に、コツコツとした作業が好きで、反復作業が苦にならない人には、事務職は向いているといえるでしょう。

これまでの経験をブラッシュアップしよう

自分のこれまでの経験やスキルと、事務職に向いている人の特徴や必要なスキルを照らし合わせてみましょう。

事務職では、タスクマネジメント能力、コミュニケーション能力、データ入力や文書管理などのPCスキルが必要とされます。
これまでに培ってきたスキルや経験の中で、事務職に活かすことのできるスキルや経験をブラッシュアップしてください。

たとえば、プロジェクトのサポート経験、チーム内でのコミュニケーション、あるいはPCツールなどのソフトウェアツールの使用経験などがあります。

時間に余裕があったら、足りないスキルをリストアップしてみるのも良いでしょう。

キャリアプランを立てよう

次に、事務職の将来的なキャリアプランを立てましょう。

事務職は雑務だけをするポジションと見なされることが多いですが、経験を積むことで管理職や専門職へとステップアップすることが可能です。

事務職として何がしたいかだけでなく、事務職として叶えたい夢など、長期的なプランを考えてください。
長期的なキャリアプランは、未経験で事務職にチャレンジする際に、面接でよくある質問の一つでもありますので、しっかりと言語化しておきましょう。

さらに、実際に事務職として働き始めてからも、長期的なキャリアプランを見据えてモチベーション高く働くことができます。

業界ごとの事務職の役割を学ぼう

事務職の転職にチャレンジする際は、業界ごとに異なる事務職の役割も学んでおきましょう。

例えば、医療や法律の分野では、特定の知識やスキルが必要とされる場合があります。

興味のある業界がある場合は、その業界特有の事務職についてリサーチし、必要な経験や資格を取得することを検討してください。
さらに、業界の動向や将来性や需要について理解することも重要です。

できる事務職のマインド

事務職として、必要なマインドや考え方について見ていきましょう。

タスクマネジメントを意識する

タスクマネジメントを重視する姿勢は、事務職の基礎を作ってくれます。

日常的に多様なタスクを効率的に処理するためには、日々の事前計画とデータやファイルの整理整頓が大切です。
タスクマネジメント能力を高めるためには、毎日の業務リストを作成し、優先順位を定めることから始めてみてください。

また、長期的な目標を設定し、それに向けた行動計画を立てることも効果的です。

新しい知識を学ぶ姿勢と継続的な学習

新しい知識を学ぶ姿勢と継続的な学習も、昨今の事務職には特に重要な意識です。
新しいツールや作業手段の変化に迅速に適応するためには、積極的な学習姿勢が必要です。

これを実践するためには、ニュースや新聞を定期的に見ることでツールなどのトレンドを把握し、必要であれば研修やオンラインコースに参加してみましょう。

柔軟性と適応性

柔軟性と適応性も、予想外の事態に対応する上では必要不可欠です。

これらを高めるには、日々のマルチタスクの中でもポジティブな姿勢を保ち、効率的な解決策を模索することが必要です。

さらに、新しい業務やプロジェクトに積極的に参加することで、適応力を高めることができます。

積極的なコミュニケーションの姿勢

コミュニケーション能力を高めることで、他の部署やチームメンバーとスムーズに連携することができます。

積極的なコミュニケーションを心がけ、相手の意見を尊重し、フィードバックを活用することで、高いコミュニケーション能力を身につけていきましょう。

事務職のキャリアアップをしていきたいという方は、これらの意識付けし、実践してみましょう。
全部でなくても大丈夫です。
できることから一つずつ始めてみましょう。

事務職で実現できる働き方

残業がほとんどない

事務職は企業によってやることが違いものの、ほとんどがルーティンワークです。
そのため、残業はほとんど発生しません。

繁忙期などは残業が発生することもありますが、それ以外はほとんど定時で帰れると思って大丈夫でしょう。

休みとプライベートがあいまいにならない

営業職は社外の人とのやり取りがメインのため、休みの日でも取引先と連絡を取ったりすることがあります。
しかし、事務職は社外とのかかわりがメインの仕事ではないため、休みの日に取引先からの急な連絡などはありません。

休みの日に友達と楽しく遊んでいたのに、取引先から連絡が来たりして、休みとプライベートの境目があいまいになってしまう、ということはなくなるでしょう。

ゆっくりと休日を過ごすことができることも、事務職としてのメリットといえます。

社内の頼れる存在になれる

事務職は、PCを使う機会が多いため、PCのスペシャリストになることもできます。

営業職も事務作業はしますが、メインの仕事ではないため、PC作業に詳しくない人がほとんどです。

だからこそ、書類作成やシステムの使用方法などを教える機会が多々あります。

さらに、事務職は基本的に社員のサポート業務がメインです。
他の人が手の回らない作業を、素早く終わらせたり、ミスに気付いてあげたりなど、社内で「ありがとう」と直接感謝してもらえます。

実績や数値よりも、身近な人からの感謝の言葉を嬉しく感じる人は、やりがいを持って働くことができるでしょう。

まとめ

事務職に向いている人の特徴から、事務職に必要なスキルやマインドを解説しました。

事務職としての転職を考えている人は、まずは自分のキャリアの目標や経験、スキルを振り返り、事務職とミスマッチでないかを検討しましょう。

ミスマッチが起きてしまうと、どのような職種であってもやりがいを感じることができず、仕事が苦しくなってしまいます。

そうならないためにも、まずは自己分析をして、事務職とミスマッチが起こらないことから確認してみてください。