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事務職のキャリアパス5選|成功へのプラン作成方法

事務職のキャリアパス5選|成功へのプラン作成方法

「事務職に向いている人は、どのような人なのだろう?」
「もしかすると、自分は事務職に向いているかもしれない」
「でも自分の適性をどう見極めればいいのかわからない…」

そう思っている人もいるのではないでしょうか。

この記事では、事務職に向いている人には特徴を通じて、「自分が事務職に適しているのだろうか?」という疑問に答えを出すことができます。

さらに「成功へのキャリアパス5選」と役立つスキルを紹介。

理想の働き方が見つかるキャリアプランの作成方法についても解説します。

あなたが事務職に向いているのか、または事務職で成功するためにはどうしたらいいのか、その答えを見つけ出すための一助となると思います。

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事務職におけるキャリアパスとは

そもそも「キャリアパス」とは、企業などの組織内において、従業員がキャリアを積み重ねていくために必要な道筋やクリアすべき基準を示したものです。

主に企業側から従業員に対して提示するものであり、人事評価の根拠として役立てたり、従業員のモチベーションを維持したりといった効果が期待されます。

そして、事務職のキャリアパスは営業職や技術職などとは異なり、目にみえる数字や成果としての指標を設けにくく、評価基準が難しいといえるでしょう。

【事務職の仕事内容】

  • オフィス管理
  • データ入力
  • 書類整理
  • スケジュール管理
  • 会議の準備
  • 来客対応

これらの業務はほんの一部に過ぎません。部署によって異なる仕事内容も事務職の特徴です。

だからこそ、企業が設定しているキャリアパスに加えて、自分自身でも今後の働き方や将来の理想像を実現するために「キャリアプラン(行動計画)」を立てることが重要だといえます。

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事務職に向いている人の特徴

キャリアパス制度において求められる事務職の役割は、社員の円滑な業務をサポートすることです。

それをもとに事務職に向いている人の特徴を見ていきましょう。

丁寧で細かな作業ができる人

事務職にはデータ入力やファイル管理などの細かい業務が多く、丁寧かつ正確に作業をこなす能力が求められます。

また、事務職は社員のサポートがメイン業務なので、雑務も少なくありません。

どうしても反復作業やこまごまとした作業が多くなってしまいます。

丁寧に作業ができる人、単調な作業に集中して取り組める人は、事務職に向いているといえるでしょう。

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大雑把な人には向いてなさそうやな

臨機応変な対応ができる人

事務職は、社内外の円滑なサポート業務を行う職種です。そのため、予期しない事態が発生することも多々あります。

唐突な来客、急なデータ修正要求など、臨機応変に対応できる柔軟性は事務職に求められるスキルの一つです。 とくに、周囲に気を配りながらタスクの優先度を判断できる人は、事務職の中でも非常に重宝されるでしょう。

ナンバ先輩

毎日同じ業務に耐えられるかやな~

人をサポートするのが好きな人

人をサポートすることが好きな人は、事務職に向いているといえます。

事務職は他部署とのやりとりが発生することもあり、積極的に協力してチームワークを促進する姿勢が、職場内での作業効率向上につながるでしょう。

率先して誰かの手が回らない作業を手伝ったり、先回りして資料を用意できたりする人は、多くの人から感謝されるので仕事にやりがいを感じられるはずです。

プライベートを充実させたい人

限られた就業時間の中で優れたパフォーマンスをして、プライベート時間も充実させたいという方には事務職がおすすめです。

事務職は部署によって仕事内容が多少違うものの、基本的な業務はルーティンワークなので残業がほとんどありません。

繁忙期などは残業が発生することもありますが、通常は定時で帰れることが多いでしょう。

ゆっくりと休日を過ごすことができることも、事務職としてのメリットといえます。

ナンバ先輩

たれかの役に立つのが好きな人は向いてそうやな!

成功へのキャリアパス5選

事務職には部署ごとに種類が分けられています。そして、業務内容も多岐にわたるのでキャリアパスもさまざまな方向性で考えなければなりません。

そこで、事務職で成功するために5つのキャリアパスをご紹介します。

一般事務

一般事務(OA事務)は、部署に関係なく幅広い分野の事務作業全般を担当します。

パソコンを使用して書類を作成したり、データを入力したりといった業務がメインです。

そのほか、書類のファイリングや郵便物の仕分け、電話や来客の対応なども行います。

【キャリアパスに役立つ資格】

  • MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
  • ITパスポート
  • ビジネス文書検定
  • 秘書検定

一般事務に欠かせないのはパソコンスキルです。 WordやExcelなどの習熟レベルを示せるMOSや、ITに関する基礎知識が身に付くITパスポートなどの資格を取得することで、キャリアパスに役立てられるでしょう。

ナンバ先輩

総務事務は事務の何でも屋さんやな!

総務事務

総務事務は、組織全体のサポートを幅広く行い、部署間の連携の要となるポジションです。会社の生産性を高めるために、マルチタスクをこなします。

備品管理や会議の準備など、会社の日常業務をスムーズに進めるための業務がメインです。加えて、会社行事や社内外の広報を取り仕切ることもあります。

【キャリアパスに役立つ資格】

  • MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
  • 中小企業診断士
  • ビジネス・キャリア検定試験(総務2級・3級)
  • 秘書検定

また、総務事務において、コミュニケーション能力は必須です。経営陣含め会社のすべての部署と関わるので、顔が広いと仕事をスムーズに進められるでしょう。

人付き合いがよく、会社をより良くしたいと考える人は、総務事務の適性があります。

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人事事務

人事事務は、社員がその能力を最大限に発揮できるようにサポートします。

主な業務内容は、採用・研修・福利厚生といった人的資源の管理です。

【キャリアパスに役立つ資格】

  • MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
  • 社会保険労務士
  • キャリアコンサルタント
  • メンタルヘルス・マネジメント検定

社員がいないと会社は成り立たず、社員が成果を残さないと、会社は売上を作ることができません。

人事は、社員と会社の成長の両輪を担う、企業成長に欠かせない部署の一つであり、人材育成と企業成長に携わることで、大きなやりがいを感じることができるでしょう。

経理事務

経理事務のポジションでは、予算策定・財務報告・経費管理など、会社の財務の健全性を維持するための業務を行います。

経理事務は数値への強い理解と分析スキルを必要とし、財務的な側面で経営の意思決定に影響を及ぼすポジションです。

【キャリアパスに役立つ資格】

  • 日商簿記(2級)
  • ファイナンシャルプランナー
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • FASS検定

コスト削減の提案、企業投資に関する助言、そして財務戦略の策定を通じて、企業の財務目標の達成に貢献します。

仕訳や決算業務において、財務関係の専門知識を身につけておくと便利です。

企画事務

企画事務は、商品企画や宣伝・広告企画などの業務に関す事務サポートや、社内の業務効率化のために必要なツールの導入などを検討します。

取り扱う商品やサービスによっては、マーケティングのスキルも必要となるでしょう。

【キャリアパスに役立つ資格】

  • ビジネスキャリア検定(営業・マーケティング)
  • 商品プランナー資格
  • 販路コーディネーター
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

キャリアパスでは、企画を進行するためのリーダーシップや計画性、分析能力、問題解決能力などが求められます 経営層へのプレゼンテーションや承認を得る機会も多いため、資料作成や交渉力も身につけておきたいスキルです。

事務職でキャリアアップするために役立つスキル

事務職のキャリアパスを優位に進められるスキルを解説します。

正確な業務処理スキル

正確な業務処理は事務職にとって重要なスキルの一つです。

データ入力や書類の整理、予定管理など、日々の事務作業において常に正確性が求められます。

とくに経理事務は会社のお金を取り扱うため、1円のミスも許されません。

正確に業務を遂行することで、会社への信頼と品質の向上につながります

それを実現するためには、細かいデータ管理からミスを見落とさない洞察力も必要です。

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PCスキル(ITリテラシー)

事務職に求められるスキルは、PCスキルです。書類を処理するスピードが早いと、業務効率も上がります。

加えて、さまざまなソフトウェアツールとプラットフォームを使用するスキルも必要です。

昨今では、会社内で書類のみを扱うことは少なく、商談の資料や契約書さえもツールを使用している企業が多くなっています。

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)の資格を取得するなどして、客観的にPCスキルをアピールすることも可能です。

タイムマネジメント能力

事務職には、複数のタスクを同時にこなすタイムマネジメント能力が求められます。

時間管理と効率的な作業計画がポイントです。

タイムマネジメントができる人は、日々の業務において優先順位を適切に設定し、限られた時間内に質の高いパフォーマンスを発揮することができます。

とくに、大事な商談を抱えている営業をサポートする事務の場合、スピード感と臨機応変な対応が求められるでしょう。

事務職に向いている人は、これらの複雑な状況を効率的に管理し、会社内の流れをスムーズに保つことができる人物です。

コミュニケーション能力

事務職におけるコミュニケーション能力は、社内の円滑な業務を行うために必要なスキルです。

社内の多くの人と関わる総務事務や人事事務には必須のスキルといっても過言ではありません。

また、情報を正確に伝達し適切に対応することは、社内はもちろん、顧客やパートナー企業との関係構築に不可欠です。

コミュニケーション能力は、電話やメール、そして対面での会話を含むさまざまな場面において求められるスキルといえます。

業務改善能力

事務業務の改善が、その組織の生産性向上に直結します。業務の質を高めるために、日々の業務に対して疑問を持つことが大切です。

事務職における業務改善の例として、以下のようなものがあります。

  • ペーパーレス化の推進
  • 業務マニュアルの作成
  • アウトソーシングの活用
  • 処理能力が高いPCの導入
  • 業務担当の見直し

事務の業務改善は部署や会社のためにもなるので、キャリアパスにいい影響があるでしょう。

今の業務フローのどこに課題があるのかを可視化し、その課題を解決するための対策を立案するスキルが求められます。

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事務職のキャリアプランを作成する方法

事務職のキャリアパスを優位に進めるためには、現実的な行動計画を立てる必要があります。

理想的な働き方や将来像を明確にするために、キャリアプランの作成方法を試してみてください。

これまでの経験から現状を知る

まずは、自分のこれまでの経験や身につけたスキルを洗い出しましょう。

過去のキャリアを棚卸しし、興味があることや得意なことを明確化していきます。

以下のポイントを参考に、自己分析を深めてみてください。

【過去を振り返るポイント】

  • これまでの実績や成果
  • 楽しいと感じる業務内容
  • 退屈に感じる業務内容
  • 人から褒められた経験
  • 自信のある事務スキル
  • やりがいを感じる業務

事務職に関する経験以外にも、幼少期や学生時代のできごとからも価値観や強み・弱みを見つけることができます。

自己分析から事務職で活かせる適性を確認する

事務職は経理事務や営業事務などに仕事内容が分かれており、それぞれ必要なスキルも異なります。キャリアプランでは、どのタイプの事務職を目指すのかを明確にしなければなりません。

先ほど紹介した「成功へのキャリアパス5選」のなかで、「向いていそう」や「やってみたい」と感じるものはありましたか?

事務職は基本的に専門的な知識がなくても就ける職種です。

だからこそ、キャリアパスをうまく進めるためには、自分の適性に合っていてスキルを活かせるかどうかが鍵となります。

うまくイメージが湧かなければ、事務職全般を経験できる一般事務からキャリアアップを目指すのもいいでしょう。

業界や事務職の役割を学ぶ

将来自分がなりたい理想像をイメージしてみましょう。どんな業界でどのような役割を持つ事務職のプロフェッショナルを目指したいですか?

8つの業界分類について解説します。

業界業種特徴
メーカー食品・建築・機械・自動車・医療・スポーツ・玩具などモノをつくる
商社総合商社・専門商社モノを動かして利益を得る
小売スーパー・コンビニ・専門店などモノを売る
金融銀行証券・保険・リースなどお金を動かして利益を得る
サービス・インフラ不動産・鉄道・電力・ホテル・医療・アミューズメントパーク・教育などかたちのないものを売る
ソフトウェアソフトウェア・インターネット・通信情報に価値をつけて売る
広告・出版・マスコミ放送・新聞・出版・広告情報を多くの人に届ける
官公庁・公社・団体公社・団体・官公庁人の生活に必要なサービスを提供する

キャリアパスで成功をおさめるためには、業界に対する興味とモチベーションを保つことも大切です。

営業事務や企画事務の場合、その業界や自社製品に関する深い知識が求められることもあります。

キャリアパスに必要な資格を取得する

キャリアパスを実現するために、必要な資格を取得しましょう。

事務職は基本的に、パソコンに関する資格を取得することで有利になります。

ただし、経理事務など比較的専門性が高い事務職は、業務に役立つ資格を取得するのもおすすめです。

業界によって、専門的な知識やスキルを求められるものもあります

【専門業界の事務とスキル】

  • 貿易事務:輸出入に関する法的知識や語学力
  • 医療事務:診療・薬剤に関する医学的な知識
  • 法務事務:法律に関する広範な知識

キャリアプランを実現させるために事務職の転職もあり

キャリアプランは自分の理想の働き方をイメージし、具体的な行動計画を立てることです。

キャリアプランを作成することで、今の職場でのキャリアアップに限界を感じたり、別の業界の事務職に挑戦したくなったりする場合もあります。

不動産営業事務から製造工場事務に転職することも可能です。

さらに、事務職から営業や秘書にキャリアチェンジもできます。

もし、異なる事務職への転職に悩んでいるのなら、「転職スクール」に相談してみてください。

転職スクールは20代の転職に強いサービスです。まだ転職をするか決めかねている場合でも無料で相談できます。

気になる業界や未経験転職に不安のある方は、一度ご相談ください。

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まとめ

事務職に向いている人の特徴から、5つのキャリアパスや事務職に必要なスキルについて解説しました。

キャリアパスを叶えるためには、自分の適性を知り得意なスキルを活かすことが重要です。

事務職のキャリアアップを考えている人は、まずはこれまでの経験やスキルを振り返り、事務職とミスマッチしていないかを確認しましょう。

ミスマッチが起きてしまうと、どのような職種であってもやりがいを感じることができず仕事が苦しくなってしまいます。

そうならないためにも、まずは自己分析をしてキャリアプランを立てることから始めてみてください。

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この記事を書いた人

Fulfill株式会社の転職支援事業の最高責任者。「自分の未来を信じられる世の中に」をモットーにトップ転職エージェントとしても活躍中。年間500名以上の転職サポート実績があり、未経験からの転職成功を得意としている。

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